MİSYON:

Müdürlüğümüzün Kuruluş amacı, 

Başkanlık Makamına doğrudan bağlı bir birim olarak Belediye Başkanı’nın talimatlarını eksiksiz ve zamanında yerinde getirmektir. Vatandaşların, belediye hizmetleriyle ilgili konularda olan dilek ve şikâyetlerini Başkanlık Makamına ve ilgili birim sorumlularına doğrudan ileterek geri dönüşümünü sağlamaktır. Başkanlık Makamının tüm görüşme ve ziyaretlerinin gerçekleşmesini sağlamak, Başkanlık Makamının Belediye Birimlerinin çalışmalarıyla ilgili talep ettiği bilgileri birim sorumlularına ileterek geri dönüşümünü sağlayarak, belediyemiz birimlerinin yürütmekte olduğu iş ve işlemler için birimlerimiz ile Başkanlık Makamı arasındaki gerekli iletişimi kurmaktır. İşleyişin aksamadan yürütülmesini sağlamak, Başkanlık Makamının tüm İdari işlemlerinin, Protokol İşlemlerinin, Çalışma Programının aksaksız yürütülmesini sağlamak.

VİZYON: 

Müdürlüğümüz hizmetlerinin yürütülmesinde, tüm personelimizin bilgi ve yüksek performansının yanı sıra, saygı ve sevgiye dayalı bir anlayış ve işbirliği çevresinde çalışmalarını sürdürerek örnek bir birim olmak.

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ FAALİYETLERİ

1. 657 sayılı Devlet Personeli Yasası, 5272 Sayılı Belediyeler Yasası ve Kuruluş Yasası ile Özel Kalem Müdürlüğünün Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları Yönetmeliği çerçevesinde Belediye Başkanının İç Genelgeleri doğrultusunda bulunan tüm görev ve sorumlulukları yerine getirmek,
2. Belediye Başkanının verdiği görev ve talimatlarını ilgililerine iletir, takibini yapar ve sonucunun Başkanlık Makamının bilgisine sunulmasını sağlamak,
3. Başkanlık Makamının talimatları doğrultusunda Çalışma Programını hazırlar, takibini ve gerekli düzenlemeleri yaparak gerçekleşmesini sağlamak,
4. Başkanlık Makamının tüm görüşme ve ziyaretlerinin takibini yaparak, gerçekleşmesini sağlamak,
5. Özel Kalem Müdürlüğünün bünyesinde bulunan Servislerde yapılmakta olan tüm iş ve işlemlerin planlı ve programlı bir şekilde yürütülmesi ile çalışan personeli arasında gerekli işbirliğini sağlamak, çalışmalarını izlemek ve denetlemek,
6. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün tüm İdari, Protokol ve Sekretarya işlerinin aksamadan zamanında yerine getirilmesini sağlamak,
7. Vatandaşların Belediye Hizmetleriyle ilgili dilek ve şikâyetlerini Başkanlık Makamına ve ilgili Birim yetkililerine ileterek, geri dönüşümünü sağlamak,
8. Belediyemiz Birimlerinde yürütülmekte olan iş ve işlemler için, Başkanlık Makamı ile Birimlerimiz arasındaki gerekli iletişimi kurarak, işleyişin aksamadan yürütülmesini sağlamak,
9. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün iş ve işlemlerinin yürütülmesi için Belediyemiz Birimleri ile işbirliği yapmak.
10. Özel Kalem Müdürlüğünün iş ve işlemlerinin yürütülmesi için gerekli olan tüm kararları alır ve uygulanmasını sağlar.

İdari İşler ve Personel Birimi:

Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün tüm idari iş ve işlemlerinin yürütüldüğü bir servis olarak,

1. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün Kurum içi ve Kurum Dışı tüm yazışmalarını yaparak, ilgililerine iletilmesini sağlamak.
2. Kurum içerisinden gelen ve Özel Kalem Müdürü karar yetkisine dâhil yazıların kaydını yaparak Müdürlük Makamına sunmak ve talimat doğrultusunda geri dönüşümünün ilgililerine iletilmesini sağlamak.
3. Kurum içerisinden ve Kurum dışından gelen ve Başkanlık Makamının karar yetkisine dâhil olan yazıların kayıtlarını yapmak, dosya içerisinde düzenleyerek Başkanlık Makamına sunulmak üzere Müdürlük Makamına iletmek, talimatlar doğrultusunda geri dönüşümünü yaparak ilgililerine iletilmesini sağlamak.
4. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün tüm Bilgisayar yazılım işlemlerini yapmak.
5. İlgili birimlerle koordinasyonu sağlayarak “Faaliyet Raporunun” hazırlanmasını sağlamak, Özel Kaleme sunmak.
6. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünde görevli tüm personelin özlük konularıyla ilgili işlemleri mevzuatına uygun yaparak, muhafazasını sağlamak.
7. Başkanlık Makamının imzasına sunulmak üzere gelen tüm evrakların Başkanlık Makamınca imzalandıktan sonra ilgili Birimlere iletilmesini sağlamak.         
8. Başkanlık Makamı adına gelen tüm Resmi ve Özel davetiyelere ve vatandaşların iyi günlerinin paylaşımına yönelik, Başkanlık Makamı adına Kutlama, Tebrik, Teşekkür mesajları ile vatandaşların kötü günlerinin paylaşımına yönelik Taziye Mesajlarını hazırlayarak, Başkanlık Makamına sunulmak üzere Özel Kalem Müdürlüğü Makamına iletir, imzalandıktan sonra talimatlar doğrultusunda ilgililerine ulaştırılmasını sağlamak.
9. Başkanlık Makamının talimat ve istekleri doğrultusunda Başkanın tüm randevularını bir program dâhilinde düzenleyerek görüşme ve ziyaretlerini sağlamak.
10. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürünün talimatları doğrultusunda Günlük Çalışma Programını hazırlamak ve takibini yapmak.
11. Başkanlık Makamına gelen Resmi ve Özel davetlere talimatlar doğrultusunda hazırlanan Kutlama ve Teşekkür mesajlarının ilgililerine ulaştırılmasını sağlamak.
12. Belediye Hizmetleriyle ilgili gelen vatandaşların ilgili Birimlere doğru yönlendirilmesini ve sorunlarının çözümü için ilgili Birim ve Kuruluşlarla gerekli koordinasyonu sağlamak.
13. Birimin işlemlerine ilgilendiren diğer birimlerle ile koordinasyon kurarak iş birliği sağlamak.
14. Belediyemizin düzenlemiş olduğu çeşitli etkinliklere gerekli katılımın sağlanması için, etkinliğin protokole duyurulmasını ve protokolün ağırlanması için gerekli düzenlemelerin yapılmasını sağlamak. 
15.  Protokol kurallarına dikkat ve riayet etmek,
16.  Gizlilik ilkelerine uygun hareket etmek,
17.  İş güvenliği ilkelerine uygun hareket etmek,

Satın Alma ve Taşınır Kayıt Kontrol Yetkili Birimi:
 

1. Özel kalem Müdürlüğü’nün ihtiyacı olan mal ve hizmet alımlarını ve Taşınır Kayıt Kontrol işlemlerini gerçekleştirmek.
2. Müdürlüğe alınan malzemelerin muhafazasını sağlamak.
3. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün tüm yazışmalarının Dosyalama, Kayıt, Zimmet ve Arşivleme işlerini mevzuata uygun ve düzenli bir şekilde yürütülmesini ve muhafazasını sağlamak.
4. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün tüm Demirbaş, Kırtasiye ve diğer Malzeme ihtiyaçlarının teminini sağlar ve bunların kayıt işlemlerini yapmak.
5. Başkanlık Makamı ve Müdürlük Makamı ile görüşmek amaçlı gelen tüm talepleri ilgili Makama ileterek görüşmelerin gerçekleşmesini sağlamak.
6. Başkanlık Makamının Protokol Listelerinin güncellemesini yapmak.
7. Protokol Servisinde yürütülmekte olan tüm iş ve işlemlerin düzenli kayıtlarını tutar ve arşivlenmesini sağlamak.
8. Belediye Başkanının ve Özel Kalem Müdürünün Kurum içi ve Kurum dışı tüm telefon görüşmelerini sağlamak.
9. Protokol kurallarına dikkat ve riayet etmek,
10.  Gizlilik ilkelerine uygun hareket etmek,
11.  İş güvenliği ilkelerine uygun hareket etmek,

Sekretarya ve Basın İşleri Birimi: 

Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün Telefon Diplomasisi ve Basın işlerinden sorumlu bir birim olarak,

Sekreterya;

1. Başkanlık Makamı adına ve Özel Kalem Müdürü adına gelen tüm telefonların kayıtlarını tutarak, Fihriste ve Bilgisayar Sistemine kaydını yapmak.
2. Başkanlık Makamının ve Özel Kalem Müdürlüğünün Telefon Fihristinin güncellemesini yapmak.
3. Telefonla arayarak not bırakanları “Mesaj Formuna” işleyerek ilgili Makama iletmek ve talimatlar doğrultusunda geri dönüşümünü sağlamak,
4. Belediyemiz hizmetleriyle ve Dış Kurum ve Kuruluşlarla ilgili konularda gelen telefonları, konularıyla ilgili Birim ve Kuruluşlara yönlendirir, gerektiğinde arayanları konularıyla ilgili birimin sorumlularıyla görüşmelerini sağlamak.
5. Gün içerisinde gelen telefonların kayıtlarını tutarak Aylık Sayısal Dokümanları tutmak ve Dosyalamak.

6. Sekretarya İşleri Servisinde yapılan tüm işlerin düzenli kayıtlarını tutar ve arşivlenmesini sağlamak.
7. Protokol kurallarına dikkat ve riayet etmek,
8.  Gizlilik ilkelerine uygun hareket etmek,
9. İş güvenliği ilkelerine uygun hareket etmek,

Basın İşleri;

1. Belediye Başkanı’nın ve Başkanlığın kamuoyuna bildirilmesini gerekli gördüğü açıklama, duyuru ve tekziplerin basın – yayın organlarına duyurulmasını sağlamak,
2. Belediye Başkanının günlük programını takip ederek, Özel Kalem Müdürü bilgisi dâhilinde, gerekli toplantı açılış ve programları için Yerel basına bilgi vermek.
3. Belediye tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve yürütülen faaliyetlerin tanıtılması için basın yayın organları ile iletişime geçmek,
4. Çeşitli konularda (faaliyet, açılış, ziyaret v.b) dijital ve opak fotoğraf çekimlerinin yapılarak arşivlenmesini sağlamak.
5. Hizmetlerin yürütülmesi ile ilgili son gelişmeleri takip ederek tedbirler almak, gerekli malzeme ve cihazları temin etmek.
6. Özel Kalem Müdürlüğü bünyesinden çıkarılacak olan raporlamaların tasarımlarını yaparak yayınlanmasını sağlamak.
7. Sosyal medya hesaplarının yönetilerek, faaliyetlerin kitlelere duyurulmasını sağlamak,

Yardımcı Hizmetler Birimi:

1. Başkanlık Makamının, Özel Kalem Müdürünün ve Müdürlük Servislerinin ikram ve ağırlanmasına yönelik hizmetleri yapmak.
2. Başkanlık Makam Odalarının, Müdürlük Makam Odalarının ve Müdürlük bünyesinde bulunan tüm Servislerin günlük temizlik hizmetlerini yapmak.
3. Başkanlık Makamı katında bulunan tüm odaların güvenliğine yönelik kontrol hizmetlerini yapmak.
4. Başkanlık Makamına, Özel Kalem Müdürüne ve Müdürlük bünyesinde bulunan tüm servislerinde görevli personele ve gelen tüm misafirlere ikram edilecek (Çay-kahve gibi) içeceklerin hazırlanması görevini yürütmek.
5. Protokol kurallarına dikkat ve riayet etmek,
6.  Gizlilik ilkelerine uygun hareket etmek,
7.  İş güvenliği ilkelerine uygun hareket etmek,

Evlendirme Memurluğu
 

1. Evlendirme Memurluğuna usulüne uygun başvuruları kanunlar dâhilinde kabul eder.
2. Deftere kayıt ederek, gerekli evrakları tamamlar ve nikâh akdi için gün verir.
3. Makbuz karşılığı akit ücreti tahsil eder. Evlenme kütüğüne mernis tutanaklarına kayıtları geçirir.
4. Cüzdanları hazırlar ve kayıtları Nüfus müdürlüğüne bildirir. Özel Kalem Müdürü’nün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.
5. Ayrıca, belediye başkanına karşı yapmış olduğu iş nedeniyle doğrudan sorumludur.